品川で子育てしているSEのゆるゆる芋づる式日記

品川区での保活情報、3歳&0歳男子育児、仕事と家庭の両立について一応東大なミーハーSEが綴るブログです

私のToDo管理・スケジュール管理・手帳の工夫 2018

おはようございます。

最近もの忘れがヒドイです。

そんな私がToDo管理やスケジュール管理の話しても説得力無い気がしますが、、一応PM(Project Manager)だし、大好きなテーマなので書いてみたいと思います。

好きな言葉は「計画通り」、苦手な言葉は「臨機応変です。

ToDo管理

プライベートではEvernoteを使っています。仕事では社内規定のツールを利用。

昔は「紙copi」というソフトを使っていましたが、夫と共有する用などでEvernoteを利用しているうちにEvernote 1本になりました。
evernote.com

ToDo管理、色々なやり方があると思いますが私の場合は以下のようにしています。

1. 四半期ごとに、Evernoteに「とろろ 20xx年mm-mm+2月ToDoリスト」というノートを作成(前回分をコピーして作成)
2. チェックボックス使って下記のようにリストを作成
  □mm/dd タスクA
  □m'm'/d'd' タスクB

mm/dd 、m'm'/d'd'は期限。いつの間にか日が経つので極力つける。

3. 終わったタスクは下記のようにチェックを入れる
  ☑タスクA

4. その四半期が終わったらそのノートをコピーして次の四半期用のノートを作り、元のノートはアーカイブ用のノートブックに移す。
新しいノートからは作業済の行を全部削除する。(これが気持ちいい)

色々かっこいいツールがあると思うのですが、チェックだけでなく、いったん考えを書き出して整理したい・・・という事もあり、そういう時Evernoteは使い易いなと思います。

Evernoteのいいところ
・自動保存
チェックボックスがある
・文字のプロパティ(フォントサイズ、色、太字等)を変えられる
・表も作れる
・複数のノートを「ノートブック」としてまとめられる
・全ノート検索できる
・他のユーザーとシェアできる。ノートごとに共有範囲を変えられる
・PCとスマホから同じノートを参照・編集できる
・添付ファイル可能
・これだけの機能が「無料版」ででき、しかも煩わしい広告表示もない
・(使いこなせてないけど)日経電子版との連携
・利用しているユーザーが多いので、改良が重ねられる・アプリが無くなる可能性が低い(たぶん)・不明点があってもぐぐれば解決策が見つかる

ヘビー&ディープユーザーが多そうなツールなので、便利機能は他にも沢山ありそうですね。

Evernoteの改善希望点
・チェック済のチェックボックスは自動でページ下の方に移動とか、子ノートに移動とかできたらいいなと思う
・横幅が長い表はスクロールしないと右の方が見えない。ウィンドウ内に収まるように表示して欲しい

先ほどのToDoリストはなんとなく夫と共有していますが、このブログの「ネタ帳」は夫と共有してません・・・!
そういうノートごとの共有設定変更できるのもいいところだと思います。

スケジュール管理

Outlook カレンダーを夫と共有しています。
スマホではOutlookそのままではなく、「Refills」というアプリを入れていてそこに予定が反映されるようにしています。
www.fsi.co.jp

Outlookを使っているのはもともと夫が使ってたからで特に深い理由はありません。。

カレンダービューでのスケジュール確認、「繰り返し」スケジュール作成、リマインダー機能・・・など、一通りの機能がそろっています。

何でもあっという間に忘れるので、できるだけ後回しにせずその場で登録するようにしています。

なお、仕事のスケジュールは会社のツール上で管理していますが、自分のスマホからもRefillsで見えるようになっていて便利です(スマホ無くしたらリモート削除)。

手帳について

持っておらずです・・・。

色んな方のブログで見かけてかっこいいなと思うものの、
スマホと手帳両方で管理すると二重管理になる→必ず抜け漏れが発生する。
・年々手帳が溜まっていく(あると捨てられない)
・荷物を減らしたい
・落とすと大変(スマホも落としたら大変だけど一応パスワードロックかかってるし、ものによっては遠隔でデータ消したりログインパスワードを変えたりできる)
等等が理由です。

手帳を持っていないと不便かなぁと思っていたのですが意外に困らないで過ごしています。

会社やお客様先がスマホ持ち込みNGで手帳を持ち歩いている、という人も周りにいますが今の所そういうアサインもなく。

たまに、何か書き留めるものが無い!という時には印刷用紙を引っ張り出したり(^^;)

最近の課題

ToDoリストやスケジュールに書いておくとそうそう忘れない(多少忘れても、夫に言われたりリマインダーで気づける)のですが、最近はそういうものに乗らない作業をしょっちゅう忘れています。

・洗濯機をかけたが、干すのを忘れる
・夜、翌朝用のお米の準備を忘れる
・生協の注文を忘れる(リマインダー作っていたけどいつの間にか終わっていた)
・親子遠足の朝、目覚ましの時刻だけセットして有効にするのを忘れる
・親子遠足でレジャーシートを持って行くのを忘れる

親子遠足はさておき、いうなれば「ルーティーン」的な事をよく忘れている。

子どもがいるとしょっちゅう「割り込み」が発生し、そのたび作業が中断される事でやり忘れをしてしまうのはある意味「当然」な気もします。

細々とやる事が増えるし。

昔からうっかり者だったけど。

予防策としては、
・寝る前に落ち着いて確認
・ダブルチェックされるようにしておく
・リマインダーを作る為のリマインダーも仕込む
・プランBも用意しておく(ご飯が無いなら「さとうのご飯」があるじゃない、みたいな)
・そもそもやる事が多いのでできるだけやる事を削る

・・・だんだん、考える事に疲れてきそうですが。

全部家電にやってもらって、残ってるものについては1日の終わりにAIスピーカーが「まだ〇〇が終わってません」と言ってくれたらいいなぁ。

頭使わなくなるのかしら。

あ、あと、ブログ読んでいてよくあるのが「ブコメしたいけど今書きにくいからあとにしよう」と思ってそのまま忘れる事もしばし・・・ブックマークとは。